Anwendungskriterien

1. schnelle Problemlösungen gewünscht werden,
2. Probleme nicht zu komplex sind,
3. ein Team von Experten zur Verfügung steht,
4. ein starker Moderator vorhanden ist.

1. das Problem sehr komplex oder umfangreich ist,
2. nur sehr wenige Experten zur Verfügung stehen,
3. die Umsetzungsmöglichkeiten sehr stark eingeschränkt sind,
4. existierende Ideeen validier twerden sollten.

Voraussetzungen

1. Rechteckige Post-its, zum Beispiel in Gelb
2. Quadratische Post-its in zwei verschiedenen Farben, zum Beispiel in Pink und Blau
3. Abstimmungspunkte in zwei verschiedenen Farben
4. Filzstifte
5. Timer, der die verbleibende Zeit deutlich anzeigt
6. Bereite ein Aufwands-/Wirkungsdiagramm vor (z.B. auf einem MagicChart)

Durchführung

1. Begrüße die Teilnehmer und erläutere kurz das Thema des Treffens und das geplante Vorgehen.
   
   

   Tipp:

   Eine Begrüßung kann wie folgt aussehen:
   
   “Schön, dass ihr alle gekommen seid. Heute wollen wir uns um das Thema X kümmern. Dabei geht es besonders um die Frage Y. Wir werden zusammen erst einmal die Probleme aufnehmen, um anschließend Lösungsansätze zu finden, die weiter spezifiziert werden. Durch eine kontinuierliche Bewertung in den einzelnen Schritten werden wir uns nur auf das Wichtige beschränken. In ungefähr einer Dreiviertel-Stunde sollten wir ein paar JobStories haben, die einfach umzusetzen sind. Zu aller erst fangen wir aber damit an uns zu vergegenwärtigen, was denn schon gut funktioniert, auf dem wir bei den Problemlösungen also schon aufbauen können. Wichtig ist, dass nicht diskutiert, sondern still gearbeitet wird.”

   
   


2. Wähle einen Moderator. Es kann auch jemanden aus der Gruppe ausgewählt werden, der die Rolle des Moderators übernimmt. Er kann sich an dem Prozess beteiligen, muss sich aber darauf konzentrieren, dass jeder arbeitet und die vorgegebenen Zeiten eingehalten werden.


3. Jeder Teilnehmer soll in 7 Minuten ohne Diskussion all die guten Dinge auf Post-its schreiben, die er im Zusammenhang mit dem Thema erfahren hat. Dieser Schritt ist optional, sorgt aber für eine bessere Stimmung in der Gruppe.


4. Vorstellen der positiven Eindrücke. Der Moderator wählt einen Teilnehmer nach dem anderen aus, der seine eigenen Post-its an die Wand klebt und kurz erklärt. Niemand sonst im Team darf hier sprechen. Jeder Teilnehmer hat dafür 4 Minuten Zeit.


5. Jeder Teilnehmer soll in 7 Minuten alle Herausforderungen, Ärgernisse, Fehler oder Sorgen auf den “gelben” Post-its notieren. Hier kann z.B. notiert werden, was in der letzten Woche passiert ist. Ein Themenbezug ist weniger wichtig, es soll wirklich alles notiert werden, was ihn stört. Dabei wird nicht diskutiert, sondern still gearbeitet.
   
   

   Beispiele:

   1. Es gibt ständig Störungen während der Arbeit.
   2. Ich habe das Ziel in Projekt X aus den Augen verloren.
   
   


6. Wähle nun wieder einen Teilnehmer nach dem anderen aus, seine Post-its an die Wand zu kleben und diese dabei vorzulesen und kurz die Bedeutung zu erklären. Dafür sollte er nicht mehr als 4 Minuten benötigen. Niemand sonst in der Gruppe darf hier sprechen. Dieser Prozess wird so lang fortgeführt, bis alle Teilnehmer ihre Post-its vorgetragen haben.


7. Wähle die zu lösenden Probleme aus. Jeder Teilnehmer erhält zwei Abstimmungspunkte die er ohne Diskussion beliebig auf die Problembeschreibungen kleben kann. Damit bestimmt er die Herausforderungen, die er als die relevantesten erachtet.


8. Ordne die Probleme nach ihrer Priorität.
   


9. Schreibe die wichtigsten Probleme mit der höchsten Priorität als standardisierte Herausforderungen in 6 Minuten zum Beispiel auf “blaue” Post-its um. Dabei sollen die Probleme etwas allgemeiner formuliert werden, um für die anschließenden Problemlösungen eine breitere Basis zu schaffen. Die Herausforderungen werden priorisiert an die Wand geklebt.
   In der Zeit haben die anderen Teilnehmer eine kleine Pause. Es ist wichtig, dass durch die Umformulierung die Prioritäten für die Teilnehmer gleich geblieben sind.
   
   

   Tipp:

   Es hat sich das “Wie-Wollen-Wir”-Format bewährt.

   
   

   Beispiele:

   1. WWW ungeplante Störungen bei der Arbeit verhindern?
   2. WWW die Ziele in den Projekten im Auge behalten?
   
   


10. Lasse in 7 Minuten viele unterschiedliche Lösungen für eine Herausforderung von den Teilnehmern produzieren. Die am häufigsten gewählte WWW-Herausforderung wird zur Lösungsfindung herangezogen. Wenn es zwei Herausforderungen mit gleicher Priorität gibt, oder drei, fange einfach mit einer an. Mach dir keine Sorgen und diskutiere nicht!
    Jedes Teammitglied hat 7 Minuten Zeit, um so viele Lösungen für die ausgewählte Herausforderung wie möglich zum Beispiel auf “pinke” Post-its zu schreiben. Auch hierbei wird nicht diskutiert, da dies auch hier eine Vielzahl von Lösungen sichert. Es gilt, dass Quantität über Qualität geht. Lösungen müssen nicht auf eine bestimmte Art und Weise geschrieben werden, aber sie müssen für den Leser verständlich sein. Die Teilnehmern präsentieren ihre Lösungen nicht, damit persönliche Vorlieben vermieden werden.
    Nach den 7 Minuten klebt jeder seine Ideen so schnell wie möglich irgendwo auf die Wand.
    
    

    Beispiele:

    1. Verhaltensregeln für das Team erstellen.
    2. Karten auslegen, die kenntlich machen, wenn man ansprechbar ist.
    3. Termine für Absprachen im Kalender eintragen.


11. Lass über die Lösungen innerhalb von 10 Minuten abstimmen. Jeder Teilnehmer erhält dafür sechs Klebepunkte. Die Teilnehmer können die Punkte beliebig verteilen, nachdem sie die Lösungen auf den Post-its gelesen haben. Dabei soll die Lösung, von der er glaubt, dass sie die WWW-Herausforderung am besten lösen wird, die meisten Punkte bekommen.
    


12. Erstelle eine priorisierte Liste der Lösungen. Alle Lösungen mit weniger als zwei Punkten werden dabei ignoriert.
    


13. Entscheide in 10 Minuten, was ausgeführt werden soll. Es ist klar, dass einige Lösungen beliebter sind als andere, aber es ist wichtig zu wissen, wie viel Aufwand erforderlich ist, um die Lösungen auszuführen. Deshalb werden die Lösungen in einem Aufwands-/Wirkungsdiagramm angeordnet.
    Der Moderator nimmt nun jede Lösung einzeln und fügt sie dem Aufwands- und Wirkungsdiagramm hinzu. Dazu lässt er einen Post-it über den Skalenmitten schweben und fragt einfach "links oder rechts". Hier können kleine Diskussionen aufkommen, die vom Moderator zu einem Konsens geführt werden müssen, wenn sie länger als ca. 20 Sekunden dauern. Sobald der Aufwand ermittelt wurde, fragt der Moderator "höher oder tiefer", um die Wirksamkeit zu bestimmen. Wenn die Position im Diagramm gefunden wurde, wird der Post-its dort aufgeklebt.
    
    
    
    Jetzt haben die Teilnehmer einen klaren Überblick darüber, welche hochwirksamen Lösungen sehr schnell ausgeführt und getestet werden können (im sweet Spot oben links) und welche hochwirksamen Lösungen mehr Aufwand erfordern (oben rechts). Alle Post-its im sweet Spot werden mit einem kontrastierenden Punkt markiert, damit sie später identifiziert werden können.
    
    
    


14. Lasse die Lösungen im sweet Spot in 5 Minuten in umsetzbare Aufgaben verwandeln. Der Moderator nimmt nun die "Sweet Spot"-Lösungen vom Diagramm und bittet die Person, die die Lösung geschrieben hat, umsetzbare Aufgaben zu beschreiben. Die Aufgaben sollten jeweils innerhalb von ca. einer Woche umsetzbar sein.
    Hier kann das Format verwendet werden, das im Team für die Aufgabenbeschreibung üblich ist.
    
    

    Beispiele:

    1. Internetrecherche über Verhaltensregeln im Team.
    2. Ausprobieren der ausgewählten Regeln für zwei Wochen.


15. Danke den Teilnehmern für die Mitarbeit.


16. Finde Aufgaben zu den anderen hochwirksamen Lösungen. Im Nachgang werden auch zu den anderen Lösungen Aufgaben von deren Erstellern beschrieben und als Vorrat abgelegt.

Beschreibung des Produktes

Methoden, die dazu passen

• Brainstorming
• KJ-Methode
• Jobstory
• Design Sprint