Methoden

Berathek Methode


Im World Café werden Menschen miteinander ins Gespräch gebracht. Das Thema soll für die Teilnehmenden wirklich von Bedeutung und Interesse sein. Intensive Diskurse in kleinen Kreisen, ganz so wie im normalen Straßen-Café, aus dem Neues entstehen kann, das ist die Idee. Um den Diskurs zu vertiefen, wechseln die Teilnehmer mehrmals die Tische und die Gruppen werden durchmischt. Am Ende steht eine Abschlussrunde, in dem die Ergebnisse vorgestellt und bewertet werden. Durch die offene Gestaltung sorgt die Methode dafür, dass sich die Teilnehmer schnell und ohne Berührungsängste treffen, kennenlernen und austauschen können. Gerade für den Anfang einer Tagung ist das Format damit interessant. Aber auch wenn es um die Reflexion konkreter Fragen und um die Erhebung und Differenzierung von Meinungen geht, ist das World Café sehr gut geeignet. Wichtigste Voraussetzung für das Gelingen sind engagierte Teilnehmer und die zwanglose Atmosphäre mit „Speisekarte“ (Handlungsanleitung), „Tischdecke“ (zum Festhalten der Ideen), „Besteck“ (Stifte und Marker), leiser Musik, welche die Kommunikation fördert und die Scheu vor der neuen Methode nimmt – Snacks, Getränke, Kuchen…
Durch die Wiederholung der gleichen Fragen an mehreren Café-Tischen, erzielen die Teilnehmer einen Erkenntnisgewinn aus einer breiten Palette von Wissensressourcen. Durch die Diversität der Teilnehmer werden viele verschiedene Blickwinkel möglich. Die Teilnehmer entwickeln innerhalb kürzester Zeit ein besseres gemeinsames Verständnis der Fakten und Herausforderungen.
Die Arbeitsergebnisse der Tische werden schließlich in einer „Vernissage“ für alle Teilnehmer ausgestellt. Eine Diskussion nach der „Besichtigung“ liefert ein Destillat der Erkenntnisse, welches dann als schriftlich aufbereitetes, gespeichertes Wissen zur Verfügung steht.

Anwendungskriterien

Die Methode bringt besondere Vorteile, wenn
  1. eine große Anzahl von Teilnehmern zur Verfügung steht (20 - 200),
  2. Strategien und Handlungspläne entwickelt werden sollen,
  3. neue Ideen gesammelt und strukturiert werden sollen,
  4. Feedback auf Ideen und Konzepte eingeholt werden sollen,
  5. bestehende Verfahren, Abläufe oder Vorgehensweisen zu optimieren sind.
Die Methode kann negative Wirkungen haben, wenn
  1. die Teilnehmerzahl zu klein ist,
  2. die Fragestellung nicht relevant für die Teilnehmer ist,
  3. die Ergebnisse nicht transparent weiter bearbeitet werden.

Voraussetzungen

In einem großen Raum mit Kaffeehaus-Atmosphäre müssen Tische bereitgestellt werden. Daran sollten 4 bis 6 Gäste Platz finden können. Entweder im Sitzen oder im Stehen. Zwischen den Tischen sollte aus Gründen der Akustik und Bewegungsfreiheit genügend Platz vorhanden sein. Auf den Tischen müssen Tischdecken vorhanden sein, die sich zum Beschreiben eignen. Stifte in unterschiedlichen Farben und Marker müssen auf jedem Tisch bereitliegen.
Als Variante ist auch ein Outdoor-Café möglich, bei dem man sich um ein Feuer gruppiert, aber auch ganz andere Orte sind möglich. Bei der Auswahl der Teilnehmer ist eine heterogene Durchmischung wichtig und dass die Teilnehmer sich wirklich für das Kernthema interessieren.
Für die Bewertungen am Ende müssen Klebepunkte in zwei Farben bereitgestellt sein.

Durchführung

  1. Lade wichtige Stakeholder zu einem Vorbereitungstreffen ein oder führe eine Telefonkonferenz mit ihnen durch. In diesem ersten Gespräch wird der Kontext der Kernthemen näher beleuchtet und die Funktionsträger festgelegt, die die Ergebnisse am Ende des Treffens würdigen und aufnehmen sollen. Es sollte auch die Gruppe der Teilnehmer bestimmt werden.

    Tipp

    Zur Planung kann die Bearbeitung der folgenden Fragen hilfreich sein:
    Welches Themengebiet bzw. welches konkrete Thema soll untersucht werden?
    Warum eine Großgruppenveranstaltung?
    Was soll nachher anders sein?
    Welches Ziel wird damit verfolgt?
    In welchem Kontext zu anderen Veränderungsmaßnahmen steht die Großgruppenveranstaltung?
    Inwieweit können, sollen und dürfen die Mitarbeiter bei der Formulierung der Arbeitsthemen und Leitfragen der Veranstaltung einbezogen werden?
    Wie soll mit den Ergebnissen weiter umgegangen werden?
  2. Lege die Fragen zum Kernthema fest. Abhängig davon, ob nur eine Leitfrage an allen Tischen oder ob an jedem Tisch eine eigene Leitfrage bearbeitet wird, sind entsprechend viele Fragen vorzubereiten. Für jede Leitfrage werden zwei konkrete Fragen entwickelt.
    Die 1. Frage sollte analytisch, offen und sammelnd gestellt sein.
    Die 2. Frage sollte eingrenzend und handlungsorientiert formuliert sein.

  3. Lade die Teilnehmer ein und erkläre auf der Einladung kurz, was sie bei der Veranstaltung erwarten wird.

  4. Begrüsse die Teilnehmer und stelle das Kernthema in einer kurzen Präsentation vor.

  5. Stelle der Gruppe vor, welche Rahmenbedingungen für die weitere Bearbeitung nach dem World Café gegeben sind.

    Tipp

    Folgende Fragen können als Leitfaden dienen:
    Welches ist der „Zielraum“ für das Projekt?
    Welche Rahmenbedingungen stehen schon fest, welche Vorentscheidungen sind bereits gefallen, welche Aspekte stehen daher nicht mehr zur Diskussion?
    Was wird mit guten und noch ausarbeitungsbedürftigen Ideen geschehen?
    Wer entscheidet das und nach welchen Kriterien?
    Welche Ressourcen werden bereitgestellt, um Projektideen weiter zu verfolgen?
    Wer soll, darf oder muss „Ownership“ für diese Projekte übernehmen?
    Gibt es Follow-Up Veranstaltungen, um den Umsetzungsstand zu überprüfen und ggf. weitere Maßnahmen zu beschließen?
  6. Stelle die erste Frage und die allgemeine Etikette vor. Nach der Etikette sollten die Gäste folgendes berücksichtigen:
    • Lenken Sie Ihren Fokus auf das, was Ihnen wichtig ist.
    • Tragen Sie eigene Ansichten und Sichtweisen bei.
    • Sprechen und Hören Sie mit Herz und Verstand.
    • Hören Sie genau hin, um wirklich zu verstehen.
    • Verbinden Sie Ihre Ideen miteinander.
    • Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf neue Erkenntnisse und tiefer gehende Fragen.
    • Spielen, kritzeln und malen Sie - auf die Tischdecke, schreiben ist ausdrücklich erwünscht!
    • Haben Sie Spaß!

    Tipp

    Wenn jeder Tisch eine eigene Frage bearbeiten soll, werden zuvor alle Fragen vorgestellt und an die Tische verteilt. Vielleicht ist eine farbliche Markierung oder eine Markierung durch ein Stofftier zum Wiedererkennen hilfreich.
  7. Wähle aus den Teilnehmern die Gastgeber der Tische aus, lasse sie sich kurz vorstellen und verteile sie an die Tische. Im Verlauf des Gesprächs achten die Gastgeber darauf, dass sich alle beteiligen können und die wichtigen Gedanken auf die Tischdecken geschrieben bzw. gezeichnet werden.

    Tipp

    Bei einer Variante kann auch auf Gastgeber verzichtet werden. Dafür bleibt einfach am Ende einer Runde ein Gast am Tisch.
  8. Verteile die Teilnehmer gleichmäßig an die Tische. Dort wird die erste Frage für ca. 25 Minuten von Gastgeber und Gästen besprochen und als Texte oder Bilder auf der Tischdecke festgehalten.
    Jeder Tisch schafft für sich ein Bild des Kernthemas und dadurch eine möglichst genaue Problembeschreibung.

    Achtung

    Die Gastgeber moderieren nicht. Es ist nicht Aufgabe der Gastgeber, auf das Tischtuch zu schreiben, alle können und sollen auf das Tischtuch schreiben. Die Gastgeber sollten darauf achten, dass sich alle Gäste wohl fühlen und sich an der Diskussion beteiligen. Sie werden die vorherige Diskussion den nachfolgenden Gruppen kurz weitergeben
  9. Mache eine kleine Pause, in der sich die Teilnehmer neu verteilen.

    Tipp

    Es ist auf eine möglichst große Durchmischung zu achten.
  10. Starte die zweite Runde. Die Gastgeber beginnen an ihrem Tisch mit einem kurzen Überblick über die Ergebnisse der ersten Runde. Die Gäste sollen in 25 Minuten die erste Frage weiter diskutieren und die Ergebnisse auf der Tischdecke ergänzen.

  11. Mach eine kleine Pause, in der sich die Teilnehmer neu verteilen.

    Achtung

    Es ist wieder auf eine möglichst große Durchmischung zu achten.
    Tipp

    In einer Variante können auch die Gruppen aus der ersten Runde wieder zusammen kommen.
  12. Stelle die zweite Frage vor.

    Tipp

    Wenn jeder Tisch eine eigene Frage bearbeiten soll, werden die vorbereiteten Fragen an die Tische verteilt und vom Gastgeber vorgestellt.
  13. Starte die dritte Runde, indem du die Gastgeber bittest an ihrem Tisch einen kurzen Überblick über die Ergebnisse der ersten beiden Runden zu geben. Die Teilnehmer sollen dann wieder in 25 Minuten die zweite Frage diskutieren und die Ergebnisse auf der Tischdecke ergänzen.

  14. Hänge die Tischdecken in einer “Galerie der Ergebnisse” für alle gut sichtbar auf.

  15. Bitte die Teilnehmer zu einem Rundgang, um sich die Ergebnisse anzusehen und zu priorisieren. Dadurch werden wichtige Themencluster sofort sichtbar.

    Tipp

    Die Priorisierung kann mit Klebepunkten erfolgen. Sollen unterschiedliche Aspekte betrachtet werden, so kann jeder Aspekt mit einer eigenen Farbe markiert werden.
  16. Bitte die vorher bestimmten Funktionsträger die Ergebnisse der Tischdecken zu würdigen und Aktionspunkte den Tischdecken zuzuordnen.

    Achtung

    Es sollten nicht mehr als 3 Aktionspunkte pro Tischdecke verteilt werden. Diese Restriktion dient als eine Art Qualitätsfilter.
    Tipp

    Für eine zusätzliche Bewertung können Moderatorenkarten oder große Post-Its vom Funktionsträger verwendet werden.
  17. Bedanke dich bei den Teilnehmern für die Teilnahme und beende das World Café.

  18. Bitte die Funktionsträger die jeweilige Tischdecke schriftlich zusammenzufassen. Diese Dokumente von den Tischen werden an die Teilnehmer verteilt.

  19. Organisiere nach einiger Zeit ein Follow-Up Treffen, um den Teilnehmern zu präsentieren, was aus ihren Ideen entstanden ist.


Beschreibung des Produktes

Das Wissen der Teilnehmer zum Kernthema liegt in strukturierter und priorisierter Form vor. Die Tischdecken sollten schriftlich zusammengefasst werden oder mindestens fotografiert werden und zusammen mit den Arbeitspunkten an die vor dem World Café bestimmten Bearbeiter weitergereicht werden.

Methoden, die dazu passen

  • Open Space
  • Brainstorming
Mit Material von initio Organisationsberatung.
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