Methoden

Berathek Methode


Eine Zukunftskonferenz ist eine Visions- und Planungstagung mit einer großen Gruppe von Teilnehmern (ca. 30 bis 80). Ziel ist nicht, Konflikte zu bearbeiten oder zu lösen, sondern einen gemeinsamen, von allen getragenen Arbeitsplan zu entwickeln. Der Vorteil der Zukunftskonferenz liegt in einem stark strukturierten Verfahren, denn jeder Arbeitsschritt ist vorgegeben. Zwar ist das Ergebnis offen, aber die Teilnehmer stehen hinter den Ergebnissen und lernen die Sichtweise anderer Interessengruppen kennen. Der Erfolg der Zukunftskonferenz basiert auf der Kraft von Aktionsgruppen. Diese wollen und können auf Grund eines gemeinsamen Anliegens eigeninitiativ und selbstverantwortlich handeln.
Eine Zukunftskonferenz dauert in der Regel drei Tage. In einer sehr kleinen Gruppe kann auch ein überschaubares Thema an einem Tag bearbeitet werden.

Anwendungskriterien

Die Methode bringt besondere Vorteile, wenn
  1. die Fragestellung Konfliktpotential birgt.
  2. große Gruppen in den Prozess integriert werden sollen.
Die Methode kann negative Wirkungen haben, wenn
  1. eine ja / nein Entscheidung erarbeitet werden soll.
  2. fundamentale Meinungsunterschiede entschieden werden sollen.
  3. die Gruppe zu klein ist.
  4. die Gruppe nicht ausgewogen und repräsentativ zusammengestellt werden kann.

Voraussetzungen

An einer Wand ist ein Zeitstrahl vorbereitet, an dem Post-Its angebracht werden können. Es liegen Materialien für die Konkretisierung der Vision bereit. Eine leere Liste für die Aufgaben ist vorbereitet und kann z.B. mit einem Beamer für alle sichtbar bearbeitet werden.

Durchführung

  1. Präsentiere einen Überblick über die Methode. Es wird dargestellt, was in den nächsten Stunden passieren wird und wie die Ergebnisse strukturiert sein werden. Auf eine Vorstellungsrunde kann verzichtet werden.


  2. Stelle die Grundprinzipien der Methode dar.
    • Alle Ideen sind wertvoll.
    • Alles wird festgehalten.
    • Den anderen Zuhören.
    • Zeitrahmen einhalten.
    • Auf Gemeinsamkeiten achten.
    • Unterschiede und Probleme feststellen. Diese sollten mit Kreativität zum Positiven gewendet werden. Verharre nicht in Problemen. Versuche nicht sie zu lösen.



  3. Bitte die Teilnehmer, Ereignisse aus der Vergangenheit in Stillarbeit auf Post-its zu notieren. Sie sollten zu einer der Kategorien passen:
    • Was ist in der Welt passiert, was Bezug zur Fragestellung hat?
    • Was waren deine Berührungspunkte mit der Fragestellung in der Vergangenheit?
    • Wie hat die Fragestellung sich in deinem Beruf oder Tätigkeiten ausgewirkt?



  4. Bitte einen Teilnehmer nach dem anderen ihre Post-Its vorzustellen und an die Wand unter den Zeitstrahl zu kleben. Hier sollte besonders auf Gemeinsamkeiten geachtet werden. Der Rückblick auf die Vergangenheit baut dabei ein Gemeinschaftsgefühl auf. Ein Ergebnis soll sein, dass die Teilnehmer auf Einflussfaktoren aufmerksam werden, die sie aus ihrer Perspektive bislang kaum wahrgenommen haben.

  5. Teile die Teilnehmer in sachbezogene Gruppen auf und lasse von jeder Gruppe ein Mindmap zur Fragestellung erstellen. Mit dem Mindmap soll ein Übersichtsbild der aktuellen Lage und ihrer Herausforderungen erstellt werden. Daran schließt sich eine Reflexion an, die um die Fragen kreist: Was tun wir bereits und was sollten wir noch tun, um für diese Entwicklungen gerüstet zu sein?
    Wenn die Mindmaps fertig sind, werden sie den anderen Gruppen vorgestellt.


  6. Lass die Teilnehmer beurteilen, was die in den Mindmaps gefundenen Herausforderungen für sie bedeuten. Die Teilnehmer können durch Klebepunkte die einzelnen Aspekte bewerten:
    1. Grüne Punkte bedeuten Zustimmung und Interesse oder Stolz.
    2. Rote Punkte bedeuten Ablehnung oder Bedauern.
    In dieser Diskussion könnte sich zeigen, was in die Zukunft mitgenommen wird und was gelassen werden sollte.
    Tipp

    Hier können die Mindmaps auch noch erweitert werden.

  7. Lasse eine Vision der Zukunft erstellen.Die Teilnehmer werden neu, ggf. nach einem anderen Kriterium gruppiert. Sie sollen nun nicht nur mit Worten, sondern buchstäblich "mit allen Sinnen" ein Bild von der Zukunft des Unternehmens – Zeithorizont etwa 3 bis 10 Jahre – entwerfen. Es geht dabei nicht um einen strategischen Plan, sondern um eine Vision.
    Tipp

    - Werbeplakate
    - Collagen
    - Sketche
    - Modelle
    - Zeitungsartikel
    - TV-Dokumentationen
    - Reden
    - Briefe
    - 'Tag der offenen Tür'
    - Pressekonferenzen
    - Verse




  8. Finde heraus, welche Werte und Grundsätze die Teilnehmer gemeinsam haben. Diese sind das gemeinsame Fundament ("Common Ground") der anstehenden Arbeiten. In gemischten Gruppen wird dokumentiert, welche Werte und Grundsätze die Arbeitsgruppe gemeinsam hat. Diese können auf Post-Its geschrieben werden. Zwei Gruppen tauschen sich dann über ihre Ergebnisse untereinander aus. Wenn nötig, sollten die Werte, über die keine Einigkeit hergestellt werden kann, in einer Dissens-Liste festgehalten werden. Diese Punkte sind wichtig, da sie Potential zu grundlegenden Verbesserungen haben.



  9. Lasse alle Lösungsansätze konkretisieren und entsprechende Maßnahmen erarbeiten. In Stakeholdergruppen werden die verschiedenen Zielfelder der Visionen in konkrete Aufgaben umformuliert und tabellarisch erfasst. Die Aufgaben sollten auf den "Common Grounds" erstellt werden. Zusätzlich werden die Aufgaben mit einem Termin und einem Verantwortlichen versehen. Im Plenum werden die Aufgaben dann zusammengeführt.



  10. Bedanke dich bei den Teilnehmern für die Arbeit.

  11. Organisiere, wenn möglich, ein Nachfolge-Treffen. Der gleiche Kreis kann sich nach sechs bis zehn Monaten wieder für einen halben Tag treffen. Jeder Verantwortliche berichtet dann von seinen Aktivitäten und plant weitere Schritte.


Beschreibung des Produktes

Es entsteht eine Liste von Aufgaben, für die es einen Termin und einen Verantwortlichen gibt. Das einfache Sammeln der Gemeinsamkeiten unter Ausklammerung aller strittigen Punkte bedeutet nicht, dass gute Ziele gefunden wurden. Nur weil einige Teilnehmer mit den Zielen nicht einverstanden sind, bedeutet das nicht, dass diese falsch oder sinnlos sind. Unter Umständen ist es sogar ein Indiz dafür, dass ein Ziel richtig ist. Das bei der Zukunftskonferenz gefundene Ergebnis ist ein klassischer emotionaler Konsens, der sich durch hohe Anschlussfähigkeit und viel Energie auszeichnet. Er ist aber deswegen noch lange keine Garantie für eine Lösung, die in der Realität auch tauglich ist.

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